El presente manual tiene como finalidad dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en la cual se regula los deberes en cabeza de los responsables del tratamiento de datos personales de personas naturales, entre los que se encuentra el de la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos mediante el cual se garantice el correcto cumplimiento de esta Ley y en particular, para la atención de las consultas y reclamos realizadas por los titulares de la información.
MOVILCELL marca registrada de MAXPRO LATAM S.A.S, sociedad comercial identificada con número NIT. 901.266.342-4 y domicilio principal en la ciudad de Pereira, Risaralda, dentro del desarrollo de su objeto social cumple con los establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para ser considerado como Responsable de Tratamiento, condición que es aplicable a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el Tratamiento de los datos.
El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, Potenciales Empleados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores y Clientes (en lo pertinente) de MOVILCELL los cuales sean susceptibles de tratamiento.
El presente manual aplicará a:
a) A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.
b) A los datos que tengan como finalidad la absolución de consultas y/o contacto con el titular de los mismos
c) A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
d) A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado.
e) A los datos de información periodística y otros contenidos editoriales.
f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
g) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
1.1. RESPONSABILIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
MAXPRO LATAM S.A.S en adelante “MOVILCELL”, se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
1.2. DEFINICIONES
Las palabras y expresiones objeto de definición tienen el significado que se les da en el presente Manual o en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y normas complementarias.
Las demás expresiones no definidas expresamente se interpretarán de acuerdo a su sentido literal y obvio, según lo establece el artículo 28 del Código Civil Colombiano.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de su información, en los términos de lo establecido en los artículos 4 y siguientes del Decreto 1377 de 2013.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de recolección, almacenamiento, archivo, actualización y uso.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de MOVILCELL, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Gerencia.
1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATO PERSONALES:
MOVILCELL aplicará los siguientes principios específicos, que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales.
1.3.1. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable con contraseñas u otros mecanismos de seguridad, para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de MOVILCELL. será de medio y no de resultado.
1.3.2. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD:
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones dentro de MOVILCELL. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
1.3.3. PRINCIPIO DE FINALIDAD:
El Tratamiento de datos personales que MOVILCELL realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 Reglamentada por Decreto 1081 de 2015 entre otros, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 2042 de 2014 por el cual se reglamenta la Ley 1727 de 2014, el Título VI del Libro Primero del Código de Comercio, entre otras disposiciones.
1.3.4 PRINCIPIO DE LEGALIDAD:
El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Ley de Protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.
1.3.5. PRINCIPIO DE LIBERTAD:
MOVILCELL puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas, gubernamentales y para la investigación, etc).
En los demás casos, MOVILCELL deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
1.3.6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD:
MOVILCELL como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
1.3.7. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA:
MOVILCELL garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
1.3.8. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD:
MOVILCELL garantiza la debida diligencia para que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; sean veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
En todo caso, MOVILCELL a solicitud del Titular o por iniciativa propia, rectificará y corregirá los registros que no se encuentren ajustados a la realidad o que deban ser actualizados.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad MOVILCELL frente a su calidad.
2.1. TRATAMIENTO
En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1589 de 2012 y normas complementarias, los procesos de recolección, almacenamiento, actualización y uso de datos personales, se someterán a las siguientes reglas:
2.1.1. DATOS PÚBLICOS:
MOVILCELL advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos.
2.1.2. DATOS SENSIBLES:
MOVILCELL restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
MOVILCELL utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
a) El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
En adición a lo anterior,MOVILCELL cumple con las siguientes obligaciones:
a) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
b) Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
c) No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Así mismo MOVILCELL, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
a) Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
b) Cuando por Ley no sea requerido el agotamiento de dicha autorización.
c) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
d) Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
e) Cuando el Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.1.3. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES:
El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y normas que las adicionen, complementen .
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
2.1.4 MOVILCELL recolectará la siguiente información de las personas indicadas en el ALCANCE de la presente política, la cual puede incluir, sin limitarse, a la siguiente:
2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
MOVILCELL ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
2.2.1. BASES DE DATOS DE CLIENTES:
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen información de los clientes de MOVILCELL cuyo tratamiento tiene como finalidad prestar los servicios de asesoría legal y/o representación judicial en litigios, actuaciones administrativas y/o trámites conexos.
En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. En ningún caso, MOVILCELL dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
2.2.2. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS:
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con MOVILCELL, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta base de datos incluye los datos personales de los empleados y exempleados.
En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, MOVILCELL dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
2.2.3. BASES DE DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES:
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales, que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por MOVILCELL, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.
Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
2.2.4. BASES DE DATOS DE ACCIONISTAS:
Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contengan información de carácter personal de los accionistas de MOVILCELL. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina MOVILCELL.
2.3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:
Con el fin de garantizar la adecuada protección de la información que reposa en las bases de Datos personales, se establecen las siguientes políticas de seguridad:
2.3.1. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y los decretos que la adicionan o modifican, MOVILCELL implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulenta.
2.3.2. TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN A TERCEROS PAÍSES:
En caso de transmitirse bases de datos a otros países, MOVILCELL atenderá lo dispuesto en los artículos 26 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, así como sus normas complementarias.
2.3.3. REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS:
De conformidad con lo establecido en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, el artículo 12 del Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa No. 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), MOVILCELL reportará y actualizará en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) el inventario de bases de datos que están bajo su cuidado; toda vez que este se entiende como el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.
2.4 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS USUARIOS:
La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de MOVILCELL, tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad. Sin embargo, para poder desarrollar el objeto social de la empresa, de igual forma se podrá hacer el tratamiento de los datos para las siguientes finalidades:
a) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de MOVILCELL
b) Creación y administración de la cuenta del usuario
c) Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal y MOVILCELL
d) Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y aplicación, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la relación de consumo de dichos productos.
e) Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
f) Vender los productos que se comercializan en la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
g) Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web y la aplicación.
h) Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
i) Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados
j) Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de fidelización y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello; así como informaciones y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo, relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por MOVILCELL.
k) Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes
l) Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
m) Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
n) Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes
o) Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los clientes.
p) Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
q) Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente a proveedores con los que MOVILCELL. desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
r) Remitir información a los Encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de MOVILCELL.
s) Establecer controles de acceso tecnológicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones y aplicativos de MOVILCELL
t) Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial
u) Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.
v) Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información de MOVILCELL
w) De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
2.4.1 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PROVEEDORES:
La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que MOVILCELL requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las siguientes finalidades:
a) Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
b) Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
c) Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
d) Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
e) Mantener un registro de la información de proveedores.
f) Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
g) Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos
h) Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de MOVILCELL
i) Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir el fraude.
j) Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y MOVILCELL
k) Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
l) Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de MOVILCELL, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana
m) Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad
n) Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
2.4.2 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS SOCIOS:
La recolección y tratamiento de los datos personales de los socios de MOVILCELL, tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las siguientes finalidades:
a) Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
b) Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.
c) Realizar Procesos al interior de la Institución, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
d) Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.
e) Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
f) Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de MOVILCELL, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana
g) Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
MOVILCELL reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MOVILCELL en su condición de responsable del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a MOVILCELL, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c) Recibir información por parte de MOVILCELL, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Por ello, el tratamiento de la información se encuentra enmarcada dentro de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado MOVILCELL y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
Se atenderán los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas
g) las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
i) Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
j) Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
k) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
l) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
m) Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
n) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
o) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.1. DEBER DE SECRETO Y CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD:
MOVILCELL garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con MOVILCELL. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo, el Contrato Individual de Trabajo y la legislación vigente, según el caso.
5.1 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MOVILCELL solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.
Se informará al titular de los datos lo siguiente:
a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
b) Los derechos que le asisten como titular.
c) La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.
5.1.1 MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
5.1.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN:
MOVILCELL utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
5.1.3 CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
5.2 DERECHO DE LOS TITULARES:
Sin perjuicio de los derechos consagrados en la constitución y en las leyes, son derechos de los titulares de la información los siguientes:
5.2.1 DERECHO DE ACCESO:
MOVILCELL garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio y las demás normas que regulan esta materia.
5.2.2 DERECHO DE CONSULTA:
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de MOVILCELL.
En consecuencia, se garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de MOVILCELL.
5.2.3 DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS:
MOVILCELL se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados.
Al respecto, se tendrá en cuenta lo siguiente:
a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b) Se podrán establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas MOVILCELL.
5.2.4 DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial.
Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
a) Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
b) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MOVILCELL.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y MOVILCELL responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
5.2.5 DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN:
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
a) Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que se debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
b) Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, MOVILCELL deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto. Por ello, MOVILCELL como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
5.2.6 PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS DE TRABAJO:
En los contratos laborales, MOVILCELL podrá incluir cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales.
Para los contratos de trabajo que se encuentren vigentes a la fecha de expedición del presente Manual, podrá anexarse una autorización otorgada por el empleado para el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización se archivará junto con los demás documentos que soporten la relación laboral correspondiente. De igual manera se procederá en caso de que los contratos de trabajo no tengan incorporada la cláusula que autoriza expresamente el tratamiento de Datos Personales.
5.2.7 PROTECCIÓN DE DATOS CON CLIENTES:
Los Datos Personales de los clientes de MOVILCELL serán tratados con los más altos estándares de diligencia y confidencialidad.
En caso de ingresar información de clientes en herramientas informáticas, página web, se garantiza el uso de contraseñas, y demás elementos de seguridad que impidan que terceros no autorizados accedan a la información de los Clientes.
De igual forma, en los correos electrónicos que se envíen a los clientes deberá incorporarse el Aviso de Privacidad.
Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a MOVILCELL, a través de la dirección de correo electrónico pqrs@movilcellpro.com adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho, y el comprobante de pago o factura electrónica emitida por la empresa, en el evento de que se haya materializado alguna transacción por el portal web.
Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, MOVILCELL podrá poner a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
El plazo para resolver las solicitudes, quejas y reclamos de los titulares de la información persona, serán resueltos dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de requerirse tiempo adicional para dar respuesta, el término de diez (10) días se podrá extender, por una sola vez por un periodo igual. En este caso, MOVILCELL comunicará la extensión del plazo al Titular, antes de que transcurran los primeros diez (10) días.
Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de MOVILCELL podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
MOVILCELL designa como responsable del tratamiento de datos personales al área de Protección de Datos Personales, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales
En el evento en que usted considere que MOVILCELL dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la razón social de la empresa, a través de los canales de atención anteriormente señalados.
8.1 MARCO LEGAL:
El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas:
● Constitución Política de Colombia, Art. 15
● Ley Estatutaria 1581 de 2012, Reglamentado por Decreto 1081 de 2015
● Decreto Reglamentario 1377 de 2013
● Decreto Reglamentario 886 de 2014
● Decreto Único 1074 de 2015
● Decreto 806 de 2020
● Circular No. 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2. VIGENCIA:
El presente Manual rige a partir del quince (15) noviembre de 2023 y estará vigente mientras no se publique en el sitio web www.movilcellpro.com nueva versión del mismo.
Fecha de publicación: 15/11/2023
PAÍS: Colombia
CIUDAD: Pereira
